Vertrags- und Belegarchiv
Betriebliche Archivierung in Google Drive
Diese Seite erklärt kurz, welche Unterlagen im Archiv abgelegt werden und wie der Zugriff begrenzt ist.
Stand: 12. Oktober 2026
Zweck und aktueller Stand
Der Vertrags- und Automationsdienst archiviert Vertrags- und Abrechnungsunterlagen im Live-Betrieb automatisch in einem privaten Google-Konto des Anbieters, das er dafür betrieblich nutzt (kein Google-Workspace-Konto). Kunden verbinden dafür kein eigenes Google-Konto. Eine abschließende Einordnung der datenschutzrechtlichen Rolle von Google wird hier nicht behauptet; Details in der Datenschutzerklärung.
Welche Unterlagen archiviert werden
Das betriebliche Archiv umfasst:
- Vertragsbestätigungen
- Rechnungen, Zahlungsbelege und Gutschriften
- Widerrufsbestätigungen
- Kündigungsbestätigungen
Gesundheits-, Trainings- und Coaching-Inhalte werden nicht in dieses Steuer- und Belegarchiv aufgenommen. Datei- und Ordnernamen enthalten keine Kundennamen, sondern technische Referenzen.
Begrenzter Zugriff und Widerruf
Verwendet wird ausschließlich der Google-Berechtigungsumfang `drive.file`. Die Anwendung kann damit nur Dateien und Ordner verwalten, die sie selbst erzeugt oder die ausdrücklich mit ihr verwendet wurden. Andere vorhandene Dateien im Drive-Konto werden nicht durchsucht oder aufgelistet.
Der Betreiber kann die Google-Berechtigung widerrufen. Bereits archivierte Dateien werden dadurch nicht automatisch gelöscht; für ihre Aufbewahrung und spätere Löschung gelten die jeweils anwendbaren Fristen und der dokumentierte betriebliche Prüfablauf.